¿Cómo comunicar a los colaboradores el regreso a las oficinas?

Arleth Leal Metlich, experta en RRHH, platicó con Héctor Jiménez Landín, Director Editorial de Código Libre, sobre el retornó seguro y adecuado al trabajo de oficina.

La experta en materia de recursos humanos destacó que lo primordial es hacer una planeación hecha a medida para el regreso a las oficinas.

Los jefes y las empresas deben analizar quiénes deben volver al trabajo presencial y cuales puestos o áreas laborales deben continuar en teletrabajo.

Realizar una logística adecuada permitirá no sólo retomar correctamente las actividades laborales presenciales si no también garantizar el cumplimiento de las medidas sanitarias.

Arleth señala que un factor vital para el correcto regreso al trabajo presencial es la comunicación entre el trabajador y el empleador.

Esta comunicación no implica únicamente los asuntos laborales, también se debe considerar el estado anímico del empleado.

Consideraciones a tener en cuenta para el regreso a las oficinas

Con el avance en la vacunación; y los protocolos de seguridad permite a las empresas plantear un retorno a las actividades dentro de una oficina. Sin embargo, traer de vuelta a la gente a las oficinas y lugares de trabajo no será una tarea menor. Cada compañía es única y tendrá que tener consideraciones especiales.

• En cualquier caso, cada empresa enfrenta preocupaciones muy similares: dónde comenzar, cómo mantener protegidas a las personas, cuándo y cómo comunicarlo, y cuál es la forma correcta de avanzar.
• Se sugiere un retorno gradual, monitoreando la efectividad del proceso y alineado con las instrucciones de las autoridades y las mejores prácticas.
• Se debe hacer un protocolo en donde se consideran todos los puntos necesarios para hacerlo en forma efectiva

Como ya quedó demostrado en etapas anteriores de esta pandemia, una comunicación interna efectiva será fundamental para desarrollar este proceso de la mejor manera posible. No importa lo bien preparado que esté el plan o el protocolo, no será efectivo si no se comunica correctamente.

Para comunicarlo se recomienda una Campaña de Comunicación para exponer las medidas de higiene, distanciamiento social, y nuevas prácticas.

En un año, muchas organizaciones ya hicieron evaluaciones, para mantener protocolos vinculados a la salud; pero es importante que las campañas internas que se desarrollen tengan una comunicación clara para generar conciencia y dar seguridad

¿Por qué es importante regresar hoy?

Necesitamos segmentar nuestro público según los mensajes, ya que un foco principal en un proceso complejo como este debe ser la claridad. Por supuesto que la realidad de cada organización definirá cuáles son las principales audiencias, pero una referencia podría ser:

• Colaboradores que aún no regresarán: información general sobre el plan, ya que deben conocer las áreas que retornan y fechas.
• Personas que ya trabajaban de forma presencial: información más detallada de cómo afectará su forma de trabajo, por ejemplo, nuevos protocolos por aumento de personas en las oficinas o nueva distribución de espacios.
• Trabajadores que volverán a las oficinas: público más impactado y que necesita conocer cada etapa del plan. Debemos asegurar que sepan desde cómo realizar el trayecto casa-oficina, teniendo en cuenta comunas en cuarentena, permisos individuales o colectivos de trabajo, hasta las medidas de prevención que existen en las oficinas, casinos, espacios comunes, etc. Para ellos todo será nuevo y necesitan mayor acompañamiento e información.
• Líderes de cada grupo: deben ser los primeros en estar informados y, de ser posible, contar con material de apoyo que les permita estar preparados para preguntas que podrán hacerles sus equipos.

¡No olvidar!

Otro foco que no debemos dejar fuera es garantizar una comunicación oportuna y efectiva. Este plan no puede informarse de un día para otro, debe ser con tiempo, especialmente en este contexto donde quienes vuelvan a la oficina tendrán que resolver variadas situaciones personales, como el cuidado de hijos o familiares.

Con relación a la efectividad, no es momento de experimentar. Ya sabes cuáles son los medios de comunicación más efectivos y valorados en tu organización ¡utilízalos y aprovéchalos! Usa el que te permita informar de la mejor manera posible, asegurando comprensión, participación y adherencia de los colaboradores al plan de retorno.

Aquí las preguntas que las empresas deben plantearse:

• ¿Hemos desarrollado un plan de comunicación que considere tanto a los trabajadores que regresarán a la oficina como a los que permanecerán remotos?
• ¿Tenemos un plan de comunicaciones y relaciones públicas y externas que comparta los mensajes correctos a través de los canales correctos en el momento adecuado para colaboradores, clientes, proveedores y la comunidad en general?
• Corresponde a los departamentos de RRHH comunicar a los equipos de trabajo
  • Utilizar todas las vías de comunicación
  • Redes Sociales Corporativas
  • Mail
  • Llamadas

Se debe ser muy claro en la manera en se establecerán los horarios, los departamentos que tendrán actividades en la semana

• Este regreso debe ser escalonado,
• Se debe analizar el sentir de los trabajadores, cómo se sienten en la convivencia en el centro de trabajo.
• Analizar quienes desean mantener el trabajo en casa y poder implementar esquemas híbridos

Impulso de esquemas híbridos

Actualmente:

• La mayoría de los colaboradores trabajarán a distancia: 45% (52% empresas grandes, 42% empresas medianas).
• La mayoría de los colaboradores estarán en las instalaciones de la empresa (44%)
• Se regresará al modelo tradicional 100% presencial (9%).
• 100% de la plantilla trabajará a distancia (2%).

Aquellos sectores que esperan que la mayoría de los colaboradores regresen a trabajar en las instalaciones de la empresa son:

1. manufactura o algún tipo de desarrollo industrial (75%);
2. automotriz (74%);
3. hotelería y turismo (71%), y
4. construcción o infraestructura (70%).

Este es una buena oportunidad para su organización:
a) Adaptar la cultura organizacional a la nueva realidad (91%).
b) Transformar la estructura de liderazgo (87%).
c) Aprovechar la diversidad de la fuerza de trabajo (84%).
d) Adaptar la infraestructura (espacio, mobiliario, TI) (83%).

Equilibrar la salud y los espacios físicos

Las estrategias inmobiliarias como respuesta al nuevo esquema laboral son:

1. 38% modificará la cantidad de espacio rentado.
2. 27% aprovechará espacios compartidos o esquemas flexibles con arrendamientos a corto y mediano plazo.